نکات قابل تعمق در نگارش نامه های بازرگانی

اشتباهات و بی دقتی در نامه می تواند از شما اثر بدی بر روی خواننده بگذارد. املا و علامت گذاری و رعایت اصول دستور زبان باید با دقت از سوی نگارنده نامه بررسی شود.در مکاتبات بازرگانی باید نام طرف معامله خود را به درستی بنویسید. ضمن اینکه اشتباه در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل تأثیر بسیار بدی دارد. چنانچه مخاطب نامه را نمی شناسید و از آقا یا خانم بودن وی اطلاعی ندارید حتما از عبارت Dear Sir/Madam استفاده کنید.

عطف به سوابق نامه ها

در زمان پاسخ به یک نامه بازرگانی حتما ذکر عطف به نامه شماره …. اجباری است. چنانچه سریعا معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه طرف مقابل می باشد به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود.

قیمت ها و مشخصات کالا

چنانچه در اعلام قیمت و یا در دادن اطلاعات مربوط به کالا دچار اشتباه شویم به طور خودکار اعتماد خود را نزد خریدار سلب کرده ایم.چنانچه در نامه به اسنادی اشاره می کنید حتما آن ها را ضمیمه نامه نمایید.

اعلام ارسال کالای صادراتی

مثال: شرکت تولید سنگ قله مرمریت مصباحی سفارشی را که از شرکت چینی Xishi group stone Co. دریافت کرده بود آماده و جهت بارگیری به بندر مربوطه ارسال نموده و درخواست پرداخت 30 درصد دوم مبلغ محموله را دارد. نامه ذیل مکاتبه شرکت مرمریت مصباحی با شرکت چینی مذکور است.

طراحی نگارش یک نامه بازرگانی

قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید.با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آن ها را حذف نمایید.جمله یا پاراگراف اول نامه مهم ترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده به وجود آورد، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت لزوم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.