سیستم کدینگ

کدینگ کالا به روندی گفته می‌شود که هر سازمان، شرکت یا موسسه با آن سر و کار دارد. کدینگ که توسط گمرک به افراد داده می‌شود. از سیستم کدینگ در گمرک برای شناسایی مالکان کالا و اظهار‌کنندگان چه حقیقی و چه حقوقی استفاده می‌شود. افراد حقیقی یا حقوقی با داشتن این کد شناسایی می‌شوند و در زمان تکمیل اظهار نامه فقط کافیست این کد را وارد کنند.

بیشتر مشاغل برای راحتی در انجام امور کاری خود از کد استفاده می‍کنند مثلا در فروشگاه‌ها به کالاها کد می‌دهند یا در یک کشور به هر فرد کدی اختصاص داده می‌شود که با آن کد قابل شناسایی می‌باشند.در گمرک نیز به کالاها کد داده می‌شود که به آن کد (‌HS) گفته می‌شود همچنین کد مربوط به فعالیت های اقتصادی یا خدمات نیز وجود دارد.

هدف از کد گذاری شناخت آسان کالاها و افراد می‌باشد که با وارد کردن کد مربوطه به راحتی می‌توان اطلاعات لازم را در مورد آنها به دست آورد. پس می‌توان به این نتیجه رسید که مهم ترین دلیل استفاده از کدها شناخت و به دست آوردن سریع اطلاعات می‌باشد.

چند نکته در رابطه با کدینگ:

• افراد برای معرفی کالای خود به گمرک باید در سیستم کدینگ ثبت نام کنند.
• افراد برای فعالیت در زمینه‌ی واردات و صادرات کالا به کدینگ نیاز دارند.
• افراد ابتدا باید در سیستم کدینگ گمرک ثبت نام کنند و سپس نسبت به انجام ترخیص کالای خود اقدام نمایند.
• تمامی افراد حقیقی و حقوقی فقط کافیست یکبار از یک گمرک نسبت به گرفتن کدینگ اقدام نمایند و بعد از آن در تمامی گمرکات می‌توانند از همان کد استفاده کنند.

سیستم کدینگ شامل چه بخش‌هایی می‌شود:

• سیستمی که به وسیله‌ی آن مدت زمان انجام این پروسه مشخص می‌شود:
  با کمک این سیستم برای انجام کارهای مربوط به اظهار نامه تا دریافت پروانه زمان معینی مشخص می‌شود و در صورتیکه در هر واحدی بیشتر از زمان مشخص شده این عملیات به طول انجامد آن واحد مربوطه را شناسایی و به رفع مشکل می‌پردازند.

•  بررسی و تبادل اطلاعات ماده ی 14 و تعهدات مربوط به آن:
  سیستم ماجول 14 که توسط کارشناسان ایران طراحی و برنامه ریزی شده است.این سیستم که وظیفه‌ی کنترل بدهی مربوط به ماده 14 همچنین تعهدات مربوط به صاحبان کالا را بر عهده دارد. به وسیله‌ی این سیستم کلیه‌ی اطلاعات که قبلا به صورت نامه برای گمرکات ارسال می‌شد حال به وسیله سیستم انجام می‌شود.
  به وسیله‌ی این سیستم می‌توان اطلاعات مربوط به کارت بازرگانی که شامل تبادل اطلاعات و انقضای آن می‌باشد را مدیریت کرد.

• بررسی اطلاعات مربوط به کارت‌های حق العمل کاری و انقضای آن‌ها:
  با استفاده از این زیر سیستم می‌توان اطلاعات مربوط به کارت‌های حق العمل کاری را به روز رسانی کرد همچنین ایجاد تغییرات برروی کارت‌ها و در صورت نیاز تاریخ اعتبار کارت‌ها را نیز تغییر داد.

• ایجاد ارتباط الکترونیکی برای مراجعین:

1. از طریق این سیستم الکترونیکی افراد می‌توانند بدون حضور در گمرک به معرفی کالای خود و کامل کردن اظهار نامه بپردازند.
2. کاهش هزینه و صرفه جویی در وقت برای مراجعین.
3. مشخص کردن زمان برای حضور مراجعه کنندگان و جلوگیری از ایجاد تاخیر.
4. احترام به ارباب رجوع.
5. جلوگیری از ازدحام و شلوغی و به وجود آوردن محیط کار مناسب برای کارمندان گمرک.
6. تشریفات مربوط به امور گمرکی با سرعت بالاتری انجام می‌شود.
7. کالاها به مدت کمتری در انبارها باقی می‌مانند زیرا عملیات مربوط به ترخیص کالا با سرعت بیشتری انجام می‌شود.
8. با استفاده از این سیستم مالکان کالا یا وکلای آنها می‌توانند وارد سایت گمرک شده و پس از انتخاب یکی از گزینه‌های مربوط به واردات قطعی، صادرات قطعی، ورود موقت، انتخاب و اظهار نامه‌ی مربوطه را تکمیل نمایند.
9. پس از ذخیره و چاپ اظهار نامه توسط حق العمل کار سایر مدارک و اسناد مورد نیاز نیز برای ارائه به قسمت تشخیص هویت و کوتاژ در اداره‌ی گمرک مربوطه به آن اضافه می‌شود.
10. بر اساس انتخاب مسیر کالا برای ترخیص، اظهارنامه به یکی از کانال‌های مربوطه فرستاده می‌شود و شخص می‌تواند برای پیگیری با کارشناس مربوط به آن قسمت تماس بگیرد.

نکته:
گمرک برای دادن شماره‌ی گدینک به اشخاص حقوقی از شناسه‌ی ملی و همچنین از شماره‌ی ملی به عنوان کدینگ برای اشخاص حقیقی استفاده می‌کند.اما گمرک در این زمینه تصمیمات جدیدی اتخاذ کرده است به طوریکه قرار است به زودی کدینگ‌های 9 رقمی غیر فعال شود و تمامی شرکت ها از شناسه‌ی ملی 11 رقمی خود به عنوان کدینگ استفاده کنند.